نظام السجل التجاري الجديد في السعودية: الرقم الموحد 7 وقائمة تحقق

دخل نظام السجل التجاري ونظام الأسماء التجارية الجديدان حيز التنفيذ مع لائحتيهما التنفيذيتين في 3 أبريل 2025 (5 شوال 1446هـ). وقد صدر النظامان بالمرسوم الملكي رقم (م/83) وتاريخ 19/3/1446هـ، ونُشرا في جريدة أم القرى في 4 أكتوبر 2024. وتجد النص الكامل للنظام في بوابة هيئة الخبراء بمجلس الوزراء.

أبرز ما تغيّر باختصار:

• سجل واحد على مستوى المملكة: لم يعد السجل مرتبطاً بمدينة، ويجوز أن يجمع سجل واحد أنشطة غير متجانسة.
• لا تاريخ انتهاء: حلّ محلّ التجديد تأكيدٌ سنوي إلكتروني للبيانات كل 12 شهراً من تاريخ إصدار السجل.
• رقم السجل هو الرقم الموحد: أوضح المتحدث الرسمي لوزارة التجارة أن رقم السجل التجاري هو الرقم الموحد للمنشأة الذي يبدأ بالرقم 7. والرقم المبتدئ بـ7 ليس جديداً، فقد اعتمده قرار مجلس الوزراء رقم 225 رقماً موحداً للمنشآت غير الحكومية.
• لا سجلات فرعية جديدة، وللسجلات الفرعية القائمة مهلة خمس سنوات لتصحيح أوضاعها.
• التحديث خلال 15 يوماً: تُلزم المادة العاشرة التاجرَ بتحديث أي تغيير في بياناته المقيدة خلال 15 يوماً من حدوثه.
• الحساب البنكي والتراخيص: بحسب الوزارة، ألزم النظام بفتح حسابات بنكية مرتبطة بالمنشأة، وبإصدار تراخيص النشاط المقيد خلال 90 يوماً ما لم تحدد الجهة المرخِّصة مدة أطول.
• العقوبات: تحدد المادة الحادية والعشرون غرامة لا تزيد على 50,000 ريال، ويجوز مضاعفتها إذا تكررت المخالفة خلال ثلاث سنوات، وتتيح المادة الرابعة والعشرون بدائل كالإنذار أو الإلزام بتصحيح البيانات.

أما نظام الأسماء التجارية فيسمح بأن يكون الاسم بألفاظ عربية أو معرّبة أو إنجليزية، أو بحروف أو أرقام، ويجيز التصرف في الاسم مستقلاً عن المنشأة، ويمنع تسجيل اسم مشابه لاسم قائم حتى لو اختلف النشاط. ولا يمسّ النظامُ الأسماءَ المقيدة قبل نفاذه، وفق ما تحدده الوزارة. ويلخّص تقرير وكالة الأنباء السعودية عن نفاذ النظامين إعلانَ وزارة التجارة.

تُلزم المادة الحادية عشرة كل تاجر بأن يقدّم سنوياً تأكيداً لبياناته المقيدة في السجل التجاري. وتوضح الأسئلة الشائعة لدى الوزارة أن موعد استحقاق التأكيد يعتمد على تاريخ إصدار السجل، وأنه يُقدَّم إلكترونياً وبمقابل مالي. وتُقدَّم الخدمة عبر منصة المركز السعودي للأعمال، حيث تراجع أنشطتك وبيانات تراخيصك وبيانات التجارة الإلكترونية والعنوان الوطني وبيانات التواصل قبل الدفع.

الرسوم كما تعرضها صفحة خدمة التأكيد السنوي والصفحات المماثلة لها حتى نوفمبر 2026:

• مؤسسة فردية: 500 ريال.
• شركة ذات مسؤولية محدودة: 1,200 ريال.
• شركة مساهمة أو مساهمة مبسطة: 1,600 ريال.
• شركة تضامن أو توصية بسيطة: 1,000 ريال.

والحد الذي لا ينبغي أن تتجاوزه هو 90 يوماً. فإذا لم تقدّم التأكيد خلال 90 يوماً من تاريخ استحقاقه علّق المسجِّل قيدك، بعد أن ينذرك قبل التعليق بأربعة عشر يوماً (المادة الخامسة عشرة)، وتضيف الأسئلة الشائعة لدى الوزارة رسائل نصية للتذكير وغرامة مالية. ويستمر التعليق سنة كاملة، وتُعلَّق معه جميع التراخيص الصادرة على السجل، ولا يمكن تعديل السجل المعلّق. ولرفع التعليق تقدّم التأكيد السنوي وتدفع المقابل المالي مضافاً إليه الغرامة.

وإن مضت السنة دون ذلك يُشطب سجل المؤسسة الفردية، ولا يمكن استعادة السجل بعد شطبه بحسب الوزارة. أما الشركة وفرع الشركة الأجنبية فيسقط حقهما في طلب رفع التعليق، وللوزارة أن تطالب الشركاء أو المساهمين بحل الشركة أو أن تطلب حلها من المحكمة المختصة.

مثال عملي: سجل صدر في 15 مارس يستحق تأكيده في 15 مارس من كل سنة. أكّده في الأسبوع الأول، لأن التأخر إلى ما بعد 13 يونيو تقريباً، أي بعد 90 يوماً، يعرّض السجل للتعليق. ضع الموعد في التقويم نفسه الذي تتابع فيه إقرارات ضريبة القيمة المضافة، وكلّف شخصاً واحداً بمتابعته.

أنهى النظام الجديد السجلات الفرعية. فالأسئلة الشائعة لدى الوزارة تنص على أنه لا يمكن إصدار سجلات فرعية للسجل الرئيسي، ومنح المرسوم الملكي أصحاب السجلات القائمة مهلة خمس سنوات تبدأ من نفاذ النظام في 3 أبريل 2025 لتصحيح أوضاع سجلاتهم الفرعية. وبانتهاء المهلة، أي في عام 2030، تُشطب جميع السجلات الفرعية المتبقية وفق آلية تحددها وزارة التجارة.

وإلى ذلك الحين، يحتاج كل سجل فرعي إلى تأكيد سنوي خاص به، وتعرض الوزارة للسجل الفرعي للشركة سلّم الرسوم نفسه المطبّق على سجلها الرئيسي. وتتيح خدمات الوزارة الإلكترونية ثلاثة مسارات:

• إبقاؤه مؤقتاً وتأكيد بياناته سنوياً إلى أن تقرر.
• شطبه عبر خدمة شطب السجل التجاري الفرعي (مجانية حتى نوفمبر 2026)، بعد نقل أنشطته وتراخيصه إلى السجل الرئيسي.
• تحويله إلى سجل رئيسي عبر خدمة إعادة تعيين السجل التجاري الرئيسي (رسومها 100 ريال حتى نوفمبر 2026)، وهو خيار مناسب إذا صار الفرع هو قلب النشاط.

احسبها بالأرقام: شركة ذات مسؤولية محدودة لها سجل رئيسي وسجلان فرعيان تدفع 1,200 × 3 = 3,600 ريال سنوياً للتأكيد بحسب الرسوم المعلنة اليوم، بينما تدفع 1,200 ريال فقط بسجل واحد. ولم تعد بحاجة إلى سجل مستقل لمدينة أخرى أو لنشاط مختلف، فالسجل الواحد يشمل جميع المناطق، ويجوز أن يضم أنشطة غير متجانسة (المادة التاسعة). وقبل شطب أي سجل فرعي راجع التراخيص التشغيلية والعقود والحسابات البنكية التي قد تحمل رقمه.

وللأمر أثر مباشر على الفوترة. فمعيار XML لدى هيئة الزكاة والضريبة والجمارك يقضي بأن تحمل الفاتورة، عند تعدد السجلات، رقمَ سجل الفرع الذي تصدر عنه، ويطلب توثيق أودو لإعداد الفروع إدخال رقم سجل الفرع في جهة اتصال كل فرع. لذا يجب أن ينتقل كل فرع في أودو يحمل سجلاً فرعياً إلى رقم السجل الرئيسي في يوم شطب ذلك السجل نفسه. اجعل هذا التحويل جزءاً من خطة الشطب، لا خطوة تتذكرها بعد فوات الأوان.

لا يظهر رقم سجلك على الفاتورة المطبوعة فقط، بل ينتقل داخل كل فاتورة إلكترونية. فالقاعدة BR-KSA-08 في معيار تنفيذ XML لدى هيئة الزكاة والضريبة والجمارك (الإصدار 1.2، مايو 2023) تشترط أن يرد معرّف البائع مرة واحدة فقط بأحد المخططات التالية: CRN للسجل التجاري، أو MOM، أو MLS، أو 700، أو SAG، أو OTH، وأن يتكوّن من حروف وأرقام فقط. وعند تعدد المعرّفات يُتّبع هذا الترتيب، أي إن المنشأة التي لديها سجل تجاري ترسل رقم سجلها بالمخطط CRN. وبما أن رقم السجل صار هو الرقم الموحد، فالرقم المبتدئ بـ7 هو ما ينبغي أن يظهر هنا. وإن كانت حالتك غير معتادة، كفرع شركة أجنبية، فتأكد من الهيئة على الرقم 19993.

ما تراجعه:

• قالب الفاتورة والإشعار الدائن المطبوع: رقم السجل في الترويسة أو التذييل، والاسم التجاري كما هو مقيد حرفياً، إذ تُلزم المادة الثامنة من نظام الأسماء التجارية بوضع الاسم التجاري في جميع الوثائق والمراسلات والمطبوعات.
• معرّف البائع في الفاتورة الإلكترونية، مكتوباً دون مسافات أو شرطات أو بادئات.
• كل فرع يُصدر فواتير ما دام له سجل فرعي.
• عملاؤك من المنشآت غير المسجلة في ضريبة القيمة المضافة: تطلب القاعدة BR-KSA-14 معرّفهم، وقد يكون رقم سجل (CRN) أو رقماً موحداً (700)، فحدّثه حين يرسلون إليك شهادة جديدة.
• اسم المنشأة: يحدّه توثيق أودو بـ63 حرفاً التزاماً بمتطلبات الهيئة.

وفي أودو 20 يُحفظ معرّف البائع في سجل الشركة (الإعدادات > الشركات > إدارة الشركات)، في حقل مخطط التعريف (Identification Scheme) الذي تشمل خياراته «Commercial Registration Number» و«700 Number»، مع رقم التعريف بجانبه، كما يشرح توثيق أودو للسعودية. وبعد التعديل افتح أول فاتورة تُصدرها وتأكد أن رد الهيئة أخضر. وإن لم يكتمل ربطك مع منصة فاتورة بعد، فابدأ بـدليلنا للموجة 25 من الفوترة الإلكترونية.

ابدأ بمستخرج حديث لسجلك من خدمات الوزارة الإلكترونية، وقارنه بالأماكن التالية. فأي شخص يستطيع الاطلاع على بيانات سجلك مجاناً عبر خدمة الاستعلام لدى الوزارة أو تطبيق توكلنا، أي إن عملاءك يرون ما في السجل لا ما في ترويسة أوراقك القديمة.

• تذييل الموقع والمتجر الإلكتروني: تُلزم المادة السادسة من نظام التجارة الإلكترونية المتجر الإلكتروني بالإفصاح عن اسم السجل المقيد فيه ورقمه.
• قوالب الفواتير وعروض الأسعار والإشعارات الدائنة، ومعرّف البائع في الفاتورة الإلكترونية.
• سجل الشركة في أودو وجهة اتصال كل فرع، ونصّا «العنوان» (Address) و«التذييل» (Footer) في الإعدادات > تهيئة تخطيط المستندات (Configure Document Layout).
• العقود وأوامر الشراء: الاسم ورقم السجل والعنوان الوطني في بند الأطراف. وبحسب المادة السابعة عشرة لا يُحتج على الغير ببيان لم يُقيَّد أو يُحدَّث، فحدّث السجل أولاً.
• الأوراق الرسمية وتواقيع البريد الإلكتروني وبطاقات العمل وختم المنشأة.
• البنك وبوابات الدفع ومزوّدو أجهزة نقاط البيع: أرسل إليهم المستخرج لتتطابق سجلاتهم مع بياناتك.
• سجلات الموردين لدى عملائك وبوابات التسجيل الخاصة بهم.
• محلك: اعرض بيانات السجل كما تشترط المادة السادسة عشرة، وتقول الوزارة إن وثيقة الرمز الإلكتروني الموحد (QR) المجانية من business.sa تغني عن الشهادات المطبوعة.
• الاسم التجاري: النظام الجديد يسمح الآن باسم بالإنجليزية.
• التقويم: موعد التأكيد السنوي، ومهلة الـ15 يوماً لأي تغيير لاحق.

سطر جاهز للتذييل: الاسم التجاري | السجل التجاري (الرقم الموحد): [رقم يبدأ بـ7] | الرقم الضريبي: [15 رقماً] | العنوان الوطني: رقم المبنى، الشارع، الحي، المدينة، الرمز البريدي، الرقم الإضافي.

رسالة جاهزة للبنك والعملاء: «نفيدكم بأنه وفق نظام السجل التجاري النافذ منذ 3 أبريل 2025، أصبح رقم سجلنا التجاري، وهو رقمنا الموحد، [الرقم]. نرجو تحديث بياناتنا لديكم، علماً بأن [الاسم التجاري والرقم الضريبي] دون تغيير.»

وما دمت تعدّل القوالب، فأضف رمز الريال الجديد أيضاً، ولتحديث موقعك أو متجرك راجع خدمات تطوير المواقع والمتاجر. وتستطيع مِتش، شريك أودو الرسمي في السعودية، تحديث هذه الإعدادات في أودو مع فريقك.