الانتقال إلى أودو من إكسل في السعودية: خطة ترحيل جاهزة لمتطلبات الهيئة

تأتي المنشآت السعودية إلى أودو عادةً من جداول إكسل يديرها المحاسب، أو من دفاتر ورقية ودفاتر سندات، أو من برنامج محاسبة قديم. وتنبيه للمنشآت المسجّلة في ضريبة القيمة المضافة: تمنع الهيئة الفواتير اليدوية منذ 4 ديسمبر 2021، وبعد حلول موعد منشأتك في المرحلة الثانية يجب أن تصدر كل فاتورة بصيغة XML وتُعتمد أو يُبلَّغ عنها عبر منصة «فاتورة»، وهو ما لا يستطيعه جدول إكسل أو دفتر سندات. فإن كنت ما زلت تفوتر بهذه الطريقة، فابدأ بنقل الفوترة إلى أودو.

ولم تعد المرحلة الثانية خطوة مؤجلة لمعظم المنشآت: فقد انتهت في 30 يونيو 2026 مهلة الموجة الرابعة والعشرين لمن تجاوزت إيراداتهم الخاضعة للضريبة 375,000 ريال في 2022 أو 2023 أو 2024، وعلى منشآت الموجة الخامسة والعشرين (أكثر من 187,500 ريال في أي عام من 2022 إلى 2025) الربط مع «فاتورة» بحلول 1 فبراير 2027. فإن كان موعدك قد حلّ، فيجب أن تمر عبر «فاتورة» أول فاتورة يصدرها أودو بعد تاريخ الانتقال، وإلا فجرّب الترحيل كاملاً مرة قبل موعدك.

واجعل تاريخ الانتقال أول يوم في فترة ضريبية، فأودو لا يستحسن الانتقال في منتصفها لأن الإقرار سيجمع حينها أرقام نظامين. ودليل الهيئة يجعل الفترة شهرية لمن تتجاوز إيراداته السنوية 40,000,000 ريال، وربع سنوية لمن دون ذلك. فمنشأة الموجة الخامسة والعشرين التي تقدّم إقرارها عن أرباع السنة التقويمية يمكنها التشغيل في 1 يناير 2027، قبل موعدها بشهر، وهو أيضاً، مع سنة مالية تقويمية، الموعد الذي يعدّه أودو الأسهل.

وإن كانت سنتك المالية هجرية فتواريخها الميلادية تتغيّر كل عام، ففعّل خيار السنوات المالية (Fiscal Years) في إعدادات المحاسبة، وعرّف بداية كل سنة ونهايتها.

يقتصر دليل المحاسبة الرسمي من أودو على البيانات الأساسية والأرصدة الافتتاحية، دون سنوات من الحركات. فانقل ما يلي، مع التفصيل السعودي لكل بند:

• دليل الحسابات، مع إعادة تسمية الحسابات السعودية القياسية أو تغيير أكوادها، لا حذفها
• العملاء والموردون، بالرقم الضريبي ورقم التعريف والعنوان الوطني
• المنتجات، ولكل منها ضريبة المبيعات الصحيحة
• ميزان المراجعة الافتتاحي في تاريخ الانتقال
• فواتير العملاء والموردين المفتوحة بالمبلغ المتبقي، مع بيان الفواتير التي سبق اعتمادها لدى الهيئة أو الإبلاغ عنها
• المخزون المتوفر وفق جرد فعلي، والأرصدة الافتتاحية للبنوك والنقدية

أما سجل الحركات الكامل فاتركه في أرشيف محفوظ بعناية. فدليل الفوترة الضريبية والسجلات الصادر عن هيئة الزكاة والضريبة والجمارك ينص على حفظ سجلات ضريبة القيمة المضافة ست سنوات على الأقل من نهاية الفترة الضريبية المعنية، ومدة أطول للأصول الرأسمالية، وخمس عشرة سنة للعقارات، وأن تكون بالعربية، وعلى أن يحفظ المقيمون سجلاتهم الإلكترونية على حاسب أو خادم داخل المملكة. ويذكر الدليل أن نظام الدفاتر التجارية ينطبق أيضاً، وهو يُلزم التاجر بحفظ دفاتره ومراسلاته ومستنداته عشر سنوات على الأقل. لذلك صدّر قبل إيقاف النظام القديم دفتر الأستاذ العام وموازين المراجعة وإقرارات ضريبة القيمة المضافة ونسخ الفواتير عن السنوات العشر الأخيرة على الأقل، وخمس عشرة سنة لسجلات العقارات.

وضع شرط الحفظ داخل المملكة في الحسبان عند اختيار الاستضافة أيضاً: فأودو أونلاين يستضيف قاعدة البيانات في أقرب منطقة استضافة إليك، ومنطقة الشرق الأوسط وجنوب آسيا تعمل من الهند والسعودية، أما نسخها الاحتياطية فتُحفظ في مراكز بيانات في أوروبا وكندا دون خيار لتقييد مواقعها. فراجع الخيارات مع مستشارك.

أصلح البيانات القديمة في جدول إكسل، فهو أرخص مكان لذلك. وهذه فحوص خاصة بالسعودية:

• الأرقام الضريبية: 15 خانة تبدأ بالرقم 3 وتنتهي به. اعتمد عليها، أو على الرقم الوطني الموحد الذي يبدأ بالرقم 7 وصار رقم السجل التجاري للمنشأة بموجب نظام السجل التجاري لعام 2025، لاكتشاف العميل نفسه في جدة مسجّلاً مرة بالعربية ومرة بالإنجليزية. فالجداول القديمة قد تحمل أرقام السجل التجاري السابقة. وادمج قبل الاستيراد.
• جهات الاتصال: تنطبق حقول الشركة المطلوبة للهيئة على جهات الاتصال أيضاً وفق وثائق أودو السعودية، فاملأ نوع المعرّف والحي ورقم المبنى وحقل Plot Identification، وهو الرقم الإضافي في العنوان الوطني.
• اللغة: اضبط لغة كل عميل، وفعّل خيار Gulf Cooperation Council Format في إعدادات المحاسبة، وفي إعدادات نقاط البيع للإيصالات، لتحمل كل فاتورة ضريبية العربية التي تشترطها الهيئة.
• الضرائب: اربط كل منتج بضريبة المبيعات الصحيحة، سواء النسبة الأساسية 15%، أو نسبة الصفر (الصادرات، والأدوية والمعدات الطبية المؤهلة، والمعادن الاستثمارية بنقاء 99%)، أو الإعفاء (الإيجار السكني، والفوائد وغيرها من الخدمات المالية). وتأكّد من هذا التصنيف مع مستشارك.
• التواريخ: حوّل التواريخ الهجرية إلى الصيغة الميلادية YYYY-MM-DD، فالسنة الهجرية المستوردة كما هي تصبح تاريخاً في القرن الخامس عشر الميلادي.

بعد ذلك افتح كل قائمة في أودو واختر «الإجراءات» ثم «استيراد السجلات» بقالب أودو بصيغة xlsx أو csv، واضغط «اختبار» ثم «استيراد». واحتفظ بأكواد نظامك القديم في عمود المعرّف الخارجي (External ID)، مثل cust_JED_0042 لعميل مرمَّز حسب الفرع، فإعادة استيراد ملف مصحَّح تحدّث السجلات بدل تكرارها. وحمّل فئات المنتجات قبل المنتجات. ولا يمكن التراجع عن الاستيراد، فنفّذه أولاً على نسخة المحاكاة الموضّحة أدناه.

الاحتساب المزدوج هو خطأ الترحيل الصامت: إن حمّلت رصيد الذمم المدينة والفواتير المفتوحة التي يتكوّن منها، صار العملاء مدينين لك مرتين. والحل عند أودو حساب وسيط. لنفترض مقاولاً في الرياض تُظهر دفاتره القديمة ذمماً مدينة قدرها 1,240,000 ريال موزعة على 18 مستخلصاً، منها 160,000 ريال مبالغ محتجزة لدى العملاء.

• ميزان المراجعة الافتتاحي: قيد واحد عبر قالب العمليات المتنوعة في أودو، يُرحَّل فيه المبلغ كاملاً، 1,240,000 ريال بما فيها حساب المحتجزات، إلى الحساب الوسيط للذمم المدينة بدلاً من حساب الذمم.
• البنود المفتوحة: المبلغ غير المدفوع من كل مستخلص، وكل رصيد محتجز بنداً مستقلاً، سطراً واحداً لكل منها على الحساب الوسيط، لتتابع المحتجزات حتى الإفراج عنها.
• النتيجة: تظهر الذمم المدينة 1,240,000 ريال، ويصبح رصيد الحساب الوسيط صفراً، ثم يُغيَّر نوعه إلى «خارج الميزانية».

وقبل ترحيل القيود أجرِ المطابقات الأربع التي يشترطها أودو، وهذه أرقام المثال:

• الذمم المدينة 1,240,000 ريال = فواتير مفتوحة 1,080,000 + محتجزات 160,000 − إشعارات دائنة 0
• الذمم الدائنة 410,000 ريال = فواتير موردين مفتوحة 425,000 − مرتجعات 15,000
• حسابات المخزون 96,500 ريال = التكلفة × الكمية المجرودة، وتُحمَّل بقالب تسويات المخزون
• ميزان المراجعة: مجموع المدين يساوي مجموع الدائن

ولا تحمل البنود المفتوحة أسطر ضريبة، فلا تتأثر حسابات ضريبة القيمة المضافة 15% مرة ثانية. وتذكر وثائق أودو السعودية أن الضريبة تُحتسب عادةً على كامل مبلغ الفاتورة حتى مع احتجاز العميل جزءاً منه، فتكون في الغالب قد دخلت إقرارات النظام القديم. ولأن المعالجة تتبع شروط العقد، فتأكّد من معالجة المحتجزات مع مستشارك الضريبي.

يوصي أودو بالتدرّب على الانتقال في قاعدة بيانات تجريبية، وتشرح وثائقه السعودية طريقة ذلك مع الهيئة: انسخ قاعدة بياناتك الفعلية، واضبط وضع الربط مع الهيئة (ZATCA API mode) في إعدادات المحاسبة على المحاكاة (Simulation)، ثم اربط كل يومية مبيعات برمز تحقق لمرة واحدة (OTP) من بوابة المحاكاة في منصة «فاتورة». وفي هذه النسخة:

• نفّذ كل عمليات الاستيراد، ورحّل القيود الافتتاحية.
• أكّد بضع فواتير ضريبية وفواتير مبسطة، منها فاتورة لعميل من المنشآت عنوانه ناقص لترى كيف يظهر الخطأ، واقرأ رد الهيئة في سجل الرسائل أسفل الفاتورة: الأخضر مقبولة، والأصفر مقبولة مع تحذيرات، والأحمر مرفوضة.
• أكّد الفواتير المفتوحة المستوردة. فالفاتورة المؤكَّدة في يومية مبيعات مربوطة بالهيئة تدخل قائمة الإرسال كأي فاتورة جديدة، لذا اتفق مع شريكك على اليومية التي تُسجَّل فيها.

ثم اربط قاعدة البيانات الفعلية في وضع «الإنتاج» قرب موعد التشغيل. فبعد إرسال أول فاتورة فيه لا رجوع إلى وضعي البيئة التجريبية والمحاكاة (Sandbox وSimulation)، وهما الوضعان الوحيدان اللذان يمكن فيهما إعادة الفاتورة المرسلة إلى مسودة.

وقاعدتنا العملية لفترة التوازي: واصل تسجيل الحركات في الدفاتر القديمة، دون إصدار فواتير منها، حتى تُقفل فترة كاملة بميزان مراجعة وأرقام ضريبية متطابقة في النظامين. ودرّب الكاشير على مسح رمز QR في الإيصال بتطبيق الهيئة، والمحاسب على معالجة التحذيرات، لأنها قد تتحول لاحقاً إلى رفض.

احجز استشارة مجانية مع مِتش، شريك أودو الرسمي ومقره الرياض، وسيفحص فريقنا جاهزيتك للمرحلة الثانية، ويساعدك في اختيار تاريخ الانتقال ورسم خطة التجربة في وضع المحاكاة.