أودو CRM في السعودية: المناقصات وعروض جداول الكميات والفوترة الإلكترونية

تصل دعوات المناقصات إلى المقاول في السعودية من المقاولين الرئيسيين والمطوّرين والجهات الحكومية، وكثيراً ما يُرفق بها جدول كميات وموعد نهائي محدد لتقديم العطاء. لذلك عامل كل دعوة على أنها عميل محتمل: فعّل خيار «العملاء المهتمين» (Leads) من إعدادات CRM، فتدخل الاستفسارات مرحلة تأهيل يضعها أودو قبل إنشاء الفرصة الرسمية. ويسري الخيار على جميع فرق المبيعات افتراضياً، ويمكن إلغاؤه من صفحة إعدادات فريق بعينه، كفريق صيانة لا يخدم إلا عملاء متعاقدين.

ومهندس التسعير هو بوابة المسار. خذ مثلاً دعوة لتجهيز مستودع في الدمام: يراجع المهندس النطاق والموقع والموعد النهائي قبل أن يُحجز موعد لزيارة الموقع. فإن كانت مناسبة أتاح زر «تحويل إلى فرصة» إنشاء فرصة جديدة، أو دمج الدعوة في السجل الأقدم إذا أظهر زر Similar Leads أن المطوّر نفسه موجود في المسار، ثم ربطها بعميل قائم أو إنشاء عميل جديد. وإن لم تكن مناسبة فسجّلها خاسرة مع سبب مثل: خارج نطاق أعمالنا.

وبعد التأهيل شغّل إحدى «خطط النشاط» واجعل الموعد النهائي للعطاء تاريخاً للخطة، إذ يمكن جدولة خطواتها قبله أو بعده: أسئلة الاستيضاح، وزيارة الموقع، وتسعير جدول الكميات، وتقديم العطاء.

وتُضبط المراحل من «التهيئة» ثم «المراحل»، ويمكن قصر كل مرحلة على فرق محددة. فعّل «مرحلة ربح الصفقة؟» في المرحلة الأخيرة، أما «الطي بشكل افتراضي» فيطوي العمود فقط ولا يغلق أي صفقة. ويبرز حقل «سيصبح راكداً في» (Days to rot) الفرص المفتوحة التي لم تتغيّر مرحلتها طوال عدد الأيام المحدد، والقيمة صفر توقفه. وقد يبدو مسار المناقصات هكذا:

• استلام دعوة المناقصة
• الاستيضاح أو زيارة الموقع
• تسعير جدول الكميات
• تقديم العطاء
• الترسية

أنشئ فريق مبيعات لكل منطقة، مثل مشاريع الرياض والمنطقة الغربية والقطاع الصناعي في المنطقة الشرقية، ولكل فريق عنوان بريده المستعار ومساره الخاص، مع عنوان مستقل لدعوات المناقصات. ويتيح خيار «فِرَق متعددة» لمدير الحسابات الكبرى أن ينتمي إلى أكثر من فريق.

ونماذج طلب التسعير على موقعك تغذّي الفرق نفسها: اجعل إجراء النموذج «إنشاء فرصة» واختر الفريق. وللحماية من الرسائل المزعجة يوصي أودو بخدمة Cloudflare Turnstile لأن reCAPTCHA v3 قد لا تتوافق مع أنظمة حماية البيانات المحلية، فراجع ذلك في ضوء نظام حماية البيانات الشخصية السعودي.

يُفعَّل «التعيين المبني على القواعد» من إعدادات CRM، ويعمل يدوياً أو دورياً بفواصل تتراوح بين الدقائق والأسابيع. والقواعد مرشّحات على الفريق وعلى كل عضو فيه، مثل احتمالية لا تقل عن 20%، أو مرشّح على حقل المنطقة (State) يوجّه عملاء المنطقة الشرقية المحتملين إلى فريق الدمام، وتتبع المناطق في أودو 20 تقسيم المملكة الإداري إلى 13 منطقة. ولأن أودو 20 يخفي تفاصيل العنوان في سجل العميل المحتمل تشجيعاً على إنشاء جهة اتصال، فتأكد أن نموذج الموقع أو جهة الاتصال المرتبطة يعبّئ المنطقة. ولكل عضو قاعدة إسناد تلقائي: دائماً ضمن التناوب (Always in rotation) وهو الافتراضي، أو ضمن التناوب بحد أقصى (In rotation, with a limit)، أو خارج التناوب (Out of rotation). ومع الحد الأقصى يكون الحد اليومي سعة العضو خلال 30 يوماً مقسومة على 30، فقد يبقى بعض العملاء المحتملين دون إسناد إذا امتلأت سعة كل الأعضاء المحدودين. والعميل المحتمل الذي تسنده القواعد يتحوّل إلى فرصة تلقائياً.

أما الاحتمالية فمصدرها التقييم التنبؤي، وتفيد إضافة اللغة متغيّراً فيه إن كان مشتروك يتعاملون بالعربية والإنجليزية، ويستطيع المندوب تعديلها لكن ليس إلى 100%.

عند تثبيت تطبيق «المبيعات» يظهر في الفرصة زر «عرض سعر جديد» الذي يحوّل جدول الكميات المسعَّر إلى عرض سعر، وإن لم يُحدَّد للفرصة عميل بعد عرض أودو إنشاءه أو ربطها بعميل قائم، ولا بد من بيانات العميل قبل إرسال العرض. ويأتي التوطين السعودي مهيّأً بضريبة القيمة المضافة القياسية 15%، إلى جانب ضرائب النسبة الصفرية والإعفاء للبنود التي تحتاجها. وتظهر العروض المرسلة في زر «عروض الأسعار» الذكي، ثم تنتقل المؤكَّدة منها إلى زر «الطلبات».

وتُحدَّد اللغة لكل عميل على حدة، فحقل «اللغة» في جهة الاتصال يحدّد لغة المستندات التي يُصدرها أودو لذلك العميل، فيتسلّم المطوّر الذي يعمل بالإنجليزية عروضه بالإنجليزية. أما الفاتورة الضريبية فيجب أن تكون بالعربية في كل الأحوال، ففعّل خيار «تنسيق مجلس التعاون الخليجي» من إعدادات المحاسبة لتحمل الفاتورة الإنجليزية العربية أيضاً.

و«التوقيع الإلكتروني» و«الدفع الإلكتروني» خياران في تطبيق المبيعات نفسه، فلا يحتاج قبول العرض إلى تطبيق «التوقيع»، ومن مزوّدي الدفع الذين يوثّق أودو عملهم في السعودية Paymob. ويُشعَر المندوب عند التأكيد، لكن الفرصة تبقى مفتوحة حتى يضغط أحد أعضاء الفريق زر الفوز.

وكثير من عقود المقاولات يبدأ بدفعة مقدمة لتجهيز الموقع وتحريك المعدات. ومن أمر البيع يُصدر زر «إنشاء فاتورة» دفعة مقدمة بنسبة مئوية أو بمبلغ ثابت، وتمر هذه الفاتورة بمنصة هيئة الزكاة والضريبة والجمارك كغيرها، ويطلب توثيق أودو للسعودية معالجة الدفعات المقدمة وفق إرشادات الهيئة. وإن احتجز العميل نسبة ضمان من المستحقات فالتوثيق نفسه يغطيها، إذ يعامل أودو 20 ضريبة المبيعات السالبة على أنها ضريبة محتجزات.

يصبح الربط في المرحلة الثانية إلزامياً عندما تُبلغك الهيئة بانضمامك إلى إحدى موجاتها؛ وتشمل الموجة الخامسة والعشرون المكلفين الذين تجاوزت إيراداتهم الخاضعة للضريبة 187,500 ريال في أي سنة من 2022 إلى 2025، وآخر موعد للربط 1 فبراير 2027. وتُطبَّق المتطلبات عند الفاتورة عبر الوحدة l10n_sa_edi، لكن معظم بياناتها يأتي من سجل العميل الذي ينشئه فريق المبيعات:

• تمر الفاتورة الضريبية بين المنشآت بالاعتماد (Clearance)، وتُبلَّغ الفاتورة الضريبية المبسّطة للأفراد وتحمل رمز QR. ويختار أودو 20 الفاتورة الضريبية تلقائياً حين يُعدّ العميل منشأة، أي حين يكون لجهة الاتصال السعودية رقم ضريبي أو معرّف منشأة مثل رقم السجل التجاري، ويبقى تغيير النوع ممكناً في مسودة الفاتورة.
• يخفي أودو 20 تفاصيل العنوان في سجل العميل المحتمل تشجيعاً على إنشاء جهة اتصال، وفي جهة الاتصال يُسجَّل العنوان الوطني، ويجب أن يتكوّن كلٌّ من رقم المبنى والرقم الإضافي من 4 أرقام بالضبط.
• يجب أن تكون عملة منشأتك الريال السعودي، وألا يتجاوز اسمها 63 حرفاً، وأن تُستكمل حقول العنوان والتعريف.
• تُربط كل يومية مبيعات على حدة في بيئة الربط التي تختارها: في بيئة الاختبار (Sandbox) يُعبّأ رمز التحقق تلقائياً، أما بيئة المحاكاة (ويُفضّل تشغيلها على نسخة مكررة من قاعدة بياناتك الفعلية) وبيئة الإنتاج فتحتاجان رمز تحقق من 6 أرقام من بوابة فاتورة المقابلة، وينتهي بعد 60 دقيقة.
• وفي أودو 20 تجري فحوصات الهيئة داخل معالج «إرسال» في الفاتورة، مع تبويب يحفظ سجل الإرسال إلى الهيئة، وإمكانية الإرسال الجماعي من عرض القائمة.

اختر قنوات متابعة تصل فعلاً إلى الأرقام السعودية (رمز الدولة 966):

• واتساب متاح في النسخة المؤسسية فقط، ويتطلب حساب WhatsApp Business Platform وقوالب تعتمدها Meta، ولا يصلح لذلك رقم مسجّل في تطبيق واتساب للأعمال (WhatsApp Business App).
• أصبحت وحدة VoIP تُسمّى Odoo Phone، ومزوّدوها المعتمدون Axivox (ومقرّه أوروبا) وDIDWW وOnSIP (للولايات المتحدة فقط)، فتحقّق أولاً من تغطية DIDWW أو أي مزوّد آخر يدعم WebRTC للأرقام السعودية وإمكانية نقلها.
• تظهر السعودية ضمن الدول غير المدعومة في قائمة أسعار الرسائل النصية من أودو، ولا يستطيع المستلم الرد عليها أصلاً، فاستخدم للرسائل النصية بوابة خارجية مثل Twilio التي يوثّقها أودو.

واجعل «أسباب الضياع» خاصة بالمناقصات: السعر، وعدم المطابقة الفنية، والترسية على منافس، وإلغاء المناقصة. ولا تُلزم نافذة الخسارة بذكر السبب، فاجعل تعبئته عادة. وفي تقرير «تحليل مخطط سير العمل» (Pipeline Analysis) جمّع النتائج حسب فريق المبيعات وسبب الضياع لتقارن بين المناطق، وفعّل «تضمين المؤرشف» (Include archived) لأن الفرص الخاسرة تُؤرشف تلقائياً.

نقاط عملية:

• اضغط زر الفوز عند وصول خطاب الترسية أو أمر الشراء، لا عند تقديم العطاء.
• اضبط لغة كل مستخدم في تفضيلاته ليعمل كل موظف بالعربية أو الإنجليزية.
• في النسخة المؤسسية يحتاج تشغيل CRM والمبيعات والفوترة معاً إلى الخطة القياسية (Standard) على Odoo Online، أو المخصّصة (Custom) للاستضافة على Odoo.sh أو خوادمك، فالخطة المجانية تغطي تطبيقاً واحداً. أما نسخة المجتمع (Community) فتشمل الثلاثة ووحدة الفوترة الإلكترونية، دون واتساب أو تطبيق الهاتف.

مِتش شريك أودو معتمد في السعودية، نراجع معك مسار المناقصات ونهيّئ ربط يوميات المبيعات بالهيئة قبل التشغيل، مع تدريب بالعربية أولاً يقدّمه فريقنا في الرياض. احجز استشارة مجانية لنخطط لذلك معاً.