إدارة المخزون في أودو بالسعودية: تتبّع التشغيلات والمستودعات بين المدن

يتبع هذا الدليل قوائم أودو 19، ونشير إلى ما يغيّره أودو 20 الصادر في سبتمبر 2026 حيث يلزم.

حين تعلن الهيئة العامة للغذاء والدواء سحب تشغيلة من السوق، ينبغي أن يعرف الموزّع كل عميل استلم منها. وفي أودو يبدأ الجواب بتتبّع الدفعات: فعّل خيار «أرقام الدفعات والأرقام التسلسلية» (Lots & Serial Numbers) من المخزون > التهيئة > الإعدادات > التتبّع، ثم خيار تواريخ الانتهاء. استخدم الدفعات للتشغيلات الكاملة كالألبان أو التمور المعبّأة، والأرقام التسلسلية للقطع المفردة التي تحتاج خدمة ما بعد البيع كوحدات التكييف المنفصلة (سبليت). وحين تفعّل تاريخ الانتهاء على منتج متتبَّع يحمل أربع قيم بالأيام: مدة الصلاحية بعد الاستلام، ثم تاريخ أفضلية الاستهلاك وتاريخ الإزالة وتاريخ التنبيه محسوبةً قبل الانتهاء. ويحسب أودو تواريخ كل دفعة عند استلامها، وتصرف استراتيجية FEFO، المضبوطة على الموقع أو على فئة المنتج، الدفعاتِ الأقرب في تاريخ الإزالة أولاً.

ويُبلّغ مستوردو الأدوية وموزّعوها كذلك عن حركتها في نظام التتبّع الدوائي «رصد» (RSD) لدى الهيئة، القائم على رموز GS1 DataMatrix التي تحمل رقم GTIN (01) والرقم التسلسلي (21) وتاريخ الانتهاء (17) ورقم التشغيلة (10). وتقرأ قائمة GS1 الافتراضية في إعدادات الباركود بأودو هذه المعرّفات نفسها، فتملأ مسحة واحدة المنتج والدفعة أو الرقم التسلسلي وتاريخ الانتهاء عند الاستلام. ولأن DataMatrix رمز ثنائي الأبعاد فهو يحتاج قارئاً تصويرياً لا قارئ ليزر أحادي البعد، ويتطلب تطبيق الباركود نسخة أودو المؤسسية (Enterprise). أما الإبلاغ إلى «رصد» فليس ميزة مدمجة في أودو، فخطّط لهذا الربط على حدة. وتخضع الأجهزة الطبية لمتطلبات المعرّف الفريد للأجهزة (UDI) وقاعدة بيانات Saudi-DI لدى الهيئة، لا لنظام «رصد».

تصل حاويات كثير من المستوردين في السعودية إلى ميناء جدة الإسلامي على البحر الأحمر أو ميناء الملك عبدالعزيز بالدمام على الخليج العربي، وقد تصل بضاعة الرياض براً أو بالقطار عبر ميناء الرياض الجاف. وهذه الجغرافيا تحدد من يموّن من: مستودع الميناء يستلم ويفحص، وفروع الداخل تسحب منه. أنشئ مستودعاً لكل مدينة، ثم افتح المستودع المستلِم من المخزون > التهيئة > المستودعات وحدّد مصدره في حقل «إعادة التزويد من» (Resupply From). عندها يُنشئ أودو مساراً مثل Riyadh: Supply Product from Dammam، ففعّله على المنتجات وشغّله بقاعدة إعادة طلب أو بالطلب حسب الأمر (MTO) أو بزر التجديد (Replenish). وينتج عن كل تحويل أمر تسليم من الدمام واستلام في الرياض، وتبقى البضاعة على الطريق في موقع Physical Locations/Inter-warehouse transit، فلا تضيع حمولة الشاحنة ولا تُحسب مرتين.

وتثبت المسارات متعددة الخطوات، التي تُفعَّل من المخزون > التهيئة > الإعدادات > المستودع، جدواها في مستودع الميناء:

• الاستلام بخطوتين: تُفرَّغ الحاوية في موقع الإدخال (Input) قبل التخزين، وهذا مفيد حين يستغرق تفريغها أياماً.
• الاستلام بثلاث خطوات: يُضاف موقع مراقبة الجودة (Quality Control)، فتنتظر فيه الأغذية والمنتجات الطبية الخاضعة للهيئة حتى تُراجَع مستنداتها وسجلات درجات حرارتها.
• التسليم بخطوتين: تُجهَّز حمولات الشاحنات في موقع المخرجات (Output).
• التسليم بثلاث خطوات: تُلتقط طلبات سلاسل الصيدليات حسب الدفعة، ثم تُعبّأ في منطقة التعبئة (Packing Zone) قبل الشحن.

ابدأ بالمسارات متعددة الخطوات في مستودع الميناء وحده، وأبقِ فروع الداخل على خطوة واحدة حتى تستقر نتائج جردها.

تحدد قاعدة إعادة الطلب حداً أدنى وحداً أقصى لكل منتج وموقع: فإذا هبط المخزون المتوقع دون الحد الأدنى اقترح أودو أمراً يعيده إلى الحد الأقصى، طلبَ عرض سعر على مسار الشراء أو تحويلاً على مسار التزويد من مستودع آخر. وتجد القواعد في المخزون > العمليات > تجديد المخزون.

والطلب في السوق السعودية لا يسير على وتيرة واحدة، فلا ينبغي أن تبقى القواعد ثابتة. راجعها قبل كل موسم وبعده:

• رمضان والعيد: يحسن بموزّعي الأغذية والمشروبات والمستلزمات المنزلية رفع الحدين قبل الموسم بوقت كافٍ، فالموردون والناقلون في ذروة انشغالهم أيضاً.
• موسما الحج والعمرة: يحتاج من يخدم مكة المكرمة والمدينة المنورة مستويات أعلى في مستودع جدة الذي يغذّيهما.
• العودة إلى المدارس: القرطاسية والحقائب والزي المدرسي.
• الصيف: منتجات التبريد وقطع غيار المكيّفات.

أعد الحدين إلى مستواهما بعد انتهاء الموسم، وإلا ظل أودو يشتري لذروة انقضت. ويتيح تحويل القاعدة من تلقائية (Auto) إلى يدوية (Manual) طوال الموسم أن يراجع المشتري كل اقتراح قبل أن يصبح أمراً. ولأن رمضان والحج يتبعان التقويم الهجري فهما يتقدمان نحو 11 يوماً كل سنة ميلادية، فقارن الطلب برمضان الماضي لا بشهر مارس الماضي، ولا سيما في أودو 20 الذي يقترح الحدين بناءً على سجل الطلب السابق.

أما الطلب حسب الأمر (MTO) فيناسب الطلب غير المتكرر، كطراز مضخة بعينه يطلبه عميل لإيقاف مصنعه في الجبيل للصيانة. فعّل خيار Replenish on Order (MTO) من المخزون > التهيئة > الإعدادات > اللوجستيات، وأضف المسار إلى المنتج، فيُنشئ أودو طلب عرض سعر عند كل تأكيد لأمر البيع، بشرط وجود مورّد على المنتج.

منذ أودو 19 أصبح التقييم إعداداً على مستوى الشركة يُضبط من المحاسبة > التهيئة > الإعدادات > تقييم المخزون (مستمر أو دوري، ثم السعر القياسي أو FIFO أو AVCO)، ويمكن أن تحدّد فئة المنتجات إعداداً مختلفاً عنه، بعد أن كان في أودو 18 يُضبط على الفئة نفسها. وتربط وثائق أودو التقييم الدوري بالمحاسبة القارية والمستمر بالمحاسبة الأنجلوسكسونية، لكنها تترك الاختيار لكل شركة، فاتفق على اختيارك مع مراجع الحسابات.

والتكاليف الإضافية (Landed Costs) هي ما يحوّل سعر المورّد إلى تكلفة حقيقية للوحدة بالريال. ويشترط أودو أن تكون المنتجات المستلمة في فئة تستخدم AVCO أو FIFO، وأن يكون كل بند تكلفة منتجَ خدمة معلَّماً بأنه تكلفة إضافية. خذ مثالاً توضيحياً لحاوية خُلّصت في ميناء جدة الإسلامي ونُقلت براً إلى الرياض:

• قيمة البضاعة في فاتورة المورّد: 200,000 ريال
• الرسوم الجمركية في البيان الجمركي عبر منصة فسح: 10,000 ريال
• أتعاب المخلّص الجمركي: 3,000 ريال
• النقل من الميناء إلى الرياض: 5,000 ريال

سجّل فواتير الرسوم والمخلّص والناقل بهذه المنتجات، ثم أنشئ التكلفة الإضافية من الفاتورة واختر عملية الاستلام المعتمدة. فإن وزّعتها حسب التكلفة الحالية توزّعت الرسوم على المنتجات بنسبة قيمة كل منها، ويناسب التوزيع حسب الوزن أو الحجم تكاليفَ النقل. ويتيح أودو 20 تحميل التكلفة الإضافية على منتجات بعينها في التحويل، وهذا مفيد حين لا تشمل الرسوم إلا جزءاً من الشحنة.

أما ضريبة القيمة المضافة على الاستيراد بنسبة 15% فمختلفة: إن كانت قابلة للاسترداد فتُخصم عادةً ضريبةَ مدخلات في إقرار ضريبة القيمة المضافة ولا تُضاف إلى تكلفة المخزون، فتحقّق من المعالجة مع محاسبك.

يجري الجرد من المخزون > العمليات > الجرد المادي. واجرد السلع الخاضعة للهيئة حسب الدفعة وتاريخ الانتهاء لا بالكمية وحدها، فلكل دفعة سطرها المستقل، والرصيد الافتتاحي الخالي من الدفعات يترك أول عملية سحب من السوق بلا جواب. وإن كانت سنتك المالية هجرية فإن تاريخ نهايتها الميلادي يتقدم نحو 11 يوماً كل عام، فاضبط يوم الجرد السنوي وشهره (Annual Inventory Day and Month) من المخزون > التهيئة > الإعدادات > العمليات كل سنة، علماً أن القيمة الافتراضية 31 ديسمبر.

الخطوات التي نتّبعها للانتقال إلى التشغيل الفعلي:

• نظّف بيانات المنتجات أولاً: الاسم العربي والإنجليزي للفواتير ثنائية اللغة، والوحدات، والباركود ورقم GTIN، وضريبة القيمة المضافة 15%، وطريقة التتبّع، فهذه الحقول تصل إلى كل فاتورة إلكترونية.
• ابدأ بمدينة واحدة، وغالباً حيث يعمل فريق المالية كالرياض، ثم أضف جدة والدمام بعد أن تتطابق التحويلات بين المدن ونتائج الجرد.
• في كل مدينة، أوقف الحركة واجرد كل موقع حسب الدفعة، ثم طبّق النتائج وطابق القيمة مع دفاترك السابقة.
• قبل نقل وضع الربط مع هيئة الزكاة والضريبة والجمارك في أودو إلى الإنتاج (Production)، مرّر فاتورة ضريبية قياسية وعملية بيع من نقطة البيع عبر بيئة المحاكاة (Simulation). فمبيعات نقاط البيع فواتير ضريبية مبسّطة تخضع للفوترة الإلكترونية، فتأكّد أن وحدتي l10n_sa_pos وl10n_sa_edi_pos تُصدرانها وتُبلغان عنها بشكل صحيح.

مِتش شريك رسمي لأودو بمستوى Ready مقرّه الرياض، ويدرّب فريقنا المستخدمين بالعربية أولاً. احجز استشارة مجانية وأحضر قائمة منتجاتك الخاضعة للهيئة، لنراجع معك إعداد الدفعات ورموز GTIN والمستودعات قبل التشغيل الفعلي.